Privacybeleid

Versie 2026-10 · Laatste update: oktober 2026

1. Wie zijn wij

Vakplan is een product van SyncIT B.V. Vakplan ondersteunt vakbedrijven bij planning, urenregistratie, werkbonnen, offertes en facturen. Voor de gegevens die organisaties (onze klanten) in Vakplan vastleggen over hun medewerkers en klanten is de organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en treedt SyncIT B.V. op als verwerker; de afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst. Voor gegevens van accounts, facturatie en onze eigen website zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke persoonsgegevens

• Accounts: naam, e-mailadres, wachtwoord-hash, gegevens voor tweestapsverificatie, sessies en apparaten.
• Medewerkers: contactgegevens, functie, afdeling, contract en rooster, uurtarief (alleen zichtbaar voor bevoegden), certificaten.
• Klanten en werklocaties: bedrijfs- en contactgegevens, adressen en coördinaten.
• Uren en werkbonnen: gewerkte uren, pauzes, uitgevoerde werkzaamheden, foto's en handtekeningen.
• Locatiegegevens (GPS): bij in- en uitklokken en — alleen tijdens een actieve dienst met de app geopend — periodieke posities, met nauwkeurigheid en tijdstip. Alleen na uitdrukkelijke toestemming van de medewerker (vastgelegd met datum en versie). Zonder toestemming kan gewoon geklokt worden zonder locatie.
• Documenten die gebruikers uploaden, en meldingen en e-mails die Vakplan namens de organisatie verstuurt.
• Facturatie: bedrijfsgegevens, KvK- en btw-nummer en betaalgegevens (via Stripe; wij slaan geen kaartnummers op).

3. Doeleinden

Het leveren van de dienst (planning, uren, werkbonnen, facturatie), beveiliging en misbruikpreventie, support, facturatie van het abonnement en het nakomen van wettelijke verplichtingen. Locatiegegevens worden uitsluitend gebruikt om vast te stellen of een medewerker op de werklocatie inklokte (binnen of buiten de ingestelde straal), om de dagplanning en route te tonen en — voor bevoegde planners — om te zien wie vandaag op locatie is. Locatiegegevens worden niet gebruikt voor beoordeling van prestaties en niet buiten werktijd verzameld.

4. Rechtsgrond

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG), gerechtvaardigd belang bij beveiliging en verbetering van de dienst (sub f) en wettelijke verplichtingen zoals de fiscale bewaarplicht (sub c). Voor locatiegegevens: toestemming van de medewerker en het gerechtvaardigd belang van de werkgever bij registratie van aanwezigheid op locatie; de werkgever voert hiervoor een DPIA uit en vraagt waar nodig instemming van de ondernemingsraad (art. 27 lid 1 sub l WOR).

5. Bewaartermijnen

• Facturen en financiële administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Locatiegegevens: standaard 30 dagen (door de organisatie instelbaar); daarna automatisch verwijderd.
• Meldingen: gelezen meldingen na 90 dagen, alle meldingen na 365 dagen verwijderd.
• Auditlog: zolang het account van de organisatie bestaat, voor verantwoording van wijzigingen.
• Na het einde van een proefperiode zonder abonnement: gegevens worden na de aangekondigde bewaartermijn verwijderd; de eigenaar krijgt vooraf bericht.
• Na opzegging of verwijdering van een organisatie: de database wordt verwijderd; alleen wettelijk verplichte facturen blijven bewaard.

6. Je rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar (art. 15–21 AVG). In Vakplan kun je onder Mijn profiel je gegevens inzien, exporteren en je account verwijderen. Gaat het om gegevens die je werkgever vastlegt, neem dan eerst contact op met je werkgever. Vragen: [email protected].

7. Beveiliging

Gescheiden database per organisatie, versleutelde verbindingen (TLS), wachtwoorden met een sterke hash, tweestapsverificatie (verplicht voor beheer van het platform), rechten per rol en reikwijdte, versleuteling van geheimen, sessiebeheer met direct intrekken, rate limiting en een auditlog van alle wijzigingen.

8. Sub-verwerkers

9. Datalekken

Bij een datalek informeren wij betrokken organisaties zonder onnodige vertraging en, waar nodig, binnen 72 uur de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies

De app gebruikt alleen functionele cookies (inloggen, beveiliging, voorkeuren). Er zijn geen tracking- of advertentiecookies in de app. Voor de marketingsite geldt een aparte cookiemelding.

11. Klachten

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

We kunnen dit beleid aanpassen. De versie en datum staan bovenaan; bij belangrijke wijzigingen informeren we de eigenaren van organisaties.