Verwerkersovereenkomst
Versie 2026-10 · Laatste update: oktober 2026
1. Partijen
De organisatie die Vakplan gebruikt (verwerkingsverantwoordelijke, hierna "opdrachtgever") en SyncIT B.V., leverancier van Vakplan (verwerker). De eigenaar van de organisatie accepteert deze overeenkomst namens de opdrachtgever in Vakplan onder Instellingen → Abonnement; acceptatie wordt met versie, datum en persoon vastgelegd.
2. Onderwerp en duur
De verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het leveren van Vakplan, zolang de opdrachtgever de dienst afneemt, en daarna tot de gegevens zijn verwijderd of teruggegeven.
3. Aard en doel
Opslag en verwerking voor planning, urenregistratie (inclusief locatie bij klokken), werkbonnen, projecten, offertes, facturen, meldingen en rapportages, volgens de instructies van de opdrachtgever zoals vastgelegd in de instellingen van Vakplan.
4. Categorieën gegevens
Identificatie- en contactgegevens, functie- en contractgegevens, uurtarieven, urenregistraties, locatiegegevens bij klokken en tijdens een actieve dienst (alleen met toestemming van de medewerker), foto's, digitale handtekeningen op werkbonnen, documenten, klant- en projectgegevens en communicatie (e-mail en meldingen).
5. Betrokkenen
Medewerkers en gebruikers van de opdrachtgever, contactpersonen van klanten en leveranciers, en personen op werklocaties voor zover vastgelegd in werkbonnen.
6. Verplichtingen van de verwerker
- Verwerken alleen op instructie van de opdrachtgever; geen gebruik voor eigen doeleinden.
- Geheimhouding door alle medewerkers met toegang; toegang voor support alleen met reden, tijdelijk en zichtbaar in de auditlog van de organisatie (standaard alleen-lezen).
- Medewerking aan verzoeken van betrokkenen, DPIA's (zoals voor locatiegegevens) en vragen van de toezichthouder.
- Na afloop: verwijderen van de gegevens, behalve wat wettelijk bewaard moet worden.
7. Beveiligingsmaatregelen
Database per organisatie, TLS, versleuteling van geheimen, tweestapsverificatie, rechten per rol en reikwijdte, sessiebeheer, rate limiting, back-ups, audit logging van alle wijzigingen, en automatische verwijdering van locatiegegevens na de ingestelde bewaartermijn (standaard 30 dagen).
8. Sub-verwerkers
| Partij | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Hostingpartij (datacenter) | Hosting applicatie, databases, bestanden en back-ups | EU/EER |
| Resend | E-mailverzending | VS (EU-standaardcontractbepalingen / DPF) |
| Stripe | Abonnementsbetalingen | EU/VS (EU-standaardcontractbepalingen) |
| PDOK (Kadaster) | Geocodering van adressen | Nederland |
Nieuwe sub-verwerkers worden vooraf aangekondigd; de opdrachtgever kan daartegen bezwaar maken.
9. Datalekken
De verwerker meldt een (vermoedelijk) datalek binnen 24 uur na ontdekking aan de opdrachtgever, met alle informatie die nodig is voor een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.
10. Audit
De opdrachtgever kan eenmaal per jaar (of na een datalek) informatie opvragen over de naleving van deze overeenkomst. De auditlog in Vakplan geeft inzicht in wijzigingen en inzage door support.
11. Aansprakelijkheid en slotbepalingen
De aansprakelijkheid volgt de algemene voorwaarden van Vakplan. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bij een nieuwe versie wordt de eigenaar gevraagd die opnieuw te accepteren.